Support & service voor Rovecom Terra

WerkExpert

• Wat zijn de vernieuwingen in de laatste update van WerkOrder?

  Op 1 april 2018 - geen grap - is de WerkOrder-app vernieuwd. Naast een verbeterde stabiliteit van de iOS-app voor Apple-telefoons zijn er verschillende functionaliteiten toegevoegd.

  Draaibaar scherm
  Dit vergroot het gebruiksgemak van WerkOrder bij gebruik op de tablet.

  Foto's invoegen vanuit de fotogalerij
  Via het galerij-icoon rechtsboven in de app is het mogelijk om een foto te kiezen uit de galerij. WerkOrder opent de galerij van uw telefoon. Hier selecteert u een foto die u kunt toevoegen aan de werkbon. WerkOrder verkleint de resolutie van de foto om de opslagruimte niet teveel te belasten. Als u op de foto klikt kunt u er een opmerking aan toevoegen. 

   

  

  Foto's verwijderen
  Door over de documentregel te vegen kunt u een foutief gekoppelde foto verwijderen. Na vegen verschijnt een delete-knop. Door op deze knop te drukken kunt u de foto verwijderen. 

  

  Werkbonnen invoeren en afronden zonder registratie tijdsoort
  Met deze bedrijfsspecifieke instelling is het mogelijk om alleen facturabele tijd of eenheden te selecteren. Let op: zo houdt u de uren van uw medewerker niet bij.

  

  Eenheid weergeven bij selectie werkzaamheden
  Naast de standaardinstelling waarbij u een tariefcode bij de werkzaamheden selecteert, kunt u hier ook de eenheid van de tariefregel weergeven.

  

  Voor Android-gebruikers: bij gebruik van de terugtoets bewaart WerkOrder de wijzigingen
  Hierdoor verliest u geen informatie als u veel wisselt tussen verschillende schermen.

• Tijdens de jaarafsluiting krijg ik de melding: Geen toegang tot bestand

  Sluit WerkExpert helemaal af en start deze op als administrator. Dit doet u door met de rechtermuisknop op de snelkoppeling te klikken en vervolgens te kiezen voor ”Als administrator uitvoeren”. Vervolgens kunt u opnieuw proberen de jaarafsluiting uit te voeren.
   

• Hoe kan ik in WerkExpert een voorgaand boekjaar openen?

  Wijzig in het inlogscherm Datum naar een datum in het boekjaar dat u wilt openen. Vervolgens kunt u in het veld Administratie dan het boekjaar kiezen waarin de gekozen datum valt. Als u bijvoorbeeld de administratie van 2014 wilt openen, vult u bij Datum ’31-12-2014’ in en kiest u vervolgens bij Administratie de administratie van 2014.
   

• Ik kan geen administratie kiezen in het inlogscherm?

  Wijzig in het inlogscherm Datum naar een datum in het boekjaar dat u wilt openen. Vervolgens kunt u in het veld Administratie dan het boekjaar kiezen waarin de gekozen datum valt. Als u bijvoorbeeld de administratie van 2014 wilt openen, vult u bij Datum ’31-12-2014’ in en kiest u vervolgens bij Administratie de administratie van 2014.
  

• Ik kan alleen maar naar de knop Instellingen en Help in WerkExpert

  Waarschijnlijk is er geen administratie gekozen, bovenin de menubalk staat: WerkExpert – Administratie: Geen administratie gekozen. 
  Ga in WerkExpert naar Bestand-Kies administratie, waarna u het inlogscherm weer krijgt waarin u een administratie kunt kiezen. (zie vraag 2 wanneer u hier geen administratie kunt kiezen)

• Waar kan ik de instellingen voor het printen van stickers vinden?

  Onder het menu Instellingen – Administratie instellingen op het tabblad Afdrukinstellingen kunnen de instellingen voor Stickers printen aangepast worden. 
  
  Wanneer u deze instellingen hier niet staan, zult u WerkExpert even moeten afsluiten en opnieuw opstarten. Kies in het inlogscherm voor Gebruiker SysteemBeheerder. Als u als SysteemBeheerder bent ingelogd, zult u wel de sticker instellingen zien.
  

• Bij het doorboeken van een verkoop- of inkoopfactuur naar AccountView krijg ik de foutmelding: “Waarde …. in veld ‘Debiteur/Crediteur’ van bestand ‘Dagboekbladzijden is ongeldig’

  Dit betekent dat de nieuwe debiteur of crediteur niet toegevoegd kan worden in AccountView. Mogelijke oorzaken zijn:

  • Bij de nieuwe debiteur/crediteur is in het veld Bankrekening het IBAN nummer ingevoerd. In het veld Bankrekening moet het ‘oude’ bankrekeningnummer zijn, in het veld IBAN het IBAN nummer.
  • Bij de nieuwe debiteur/crediteur is een nieuwe bankcode gebruikt die nog niet in AccountView staat. In WerkExpert kan onder Instellingen-Reeksen-Banken met de knop Bijwerken de banken doorgezet worden naar AccountView
  • Bij de nieuwe debiteur/crediteur is een ongeldig IBAN nummer ingevoerd. Een Nederlands IBAN nummer moet altijd 18 tekens bevatten.

• Ik krijg een foutmelding bij het factureren, wat nu?

  Sluit WerkExpert en AccountView af, start AccountView op en controleer in het dagboek Verkoop of de facturen wel in AccountView staan. Controleer vervolgens of deze facturen nog steeds te factureren zijn in WerkExpert. Staan de facturen niet in AccountView, maar nog wel te factureren in WerkExpert ga dan verder met factureren (let op of het factuurnummer nog wel klopt). Neem bij twijfel contact op met Rovecom.

• Hoe maak ik een back-up?

  In WerkExpert
  Via Bestand – Reservekopie. Kies voor Backup en volg de aanwijzingen op het scherm. Selecteer de administraties waarvan u een back-up wilt maken. Selecteer achter Backup dir: de locatie waar de back-up moet worden opgeslagen. Dit kan een locatie op uw computer of netwerk zijn maar ook een USB-stick (geen CD- of DVD-ROM).

  In AccountView
  Via Bestand – Administraties, Document – Administratie distribueren. Kies voor Naar map om de back-up op te slaan op uw computer of netwerk, naar e-mail om de back-up via e-mail te verzenden. Selecteer vervolgens de map waar de back-up moet worden opgeslagen of in geval van e-mail het e-mailadres en klik Volgende en Voltooien.

  NB: Een back-up per e-mail mag niet groter zijn dan 5 mb. Is de back-up groter, dan lukt het niet de back-up via e-mail te versturen.

• Hoe print ik kopiefacturen uit?

  In WerkExpert kan dit via Relaties – Overzicht, door een bon van de betreffende factuur aan te klikken, vervolgens op Bekijk om dan te klikken op Factuur printen. Een reeks kopiefacturen kan worden geprint via Overzichten – Factureren – Kopiefacturen en bij Factuur de reeks van factuurnummers in te voeren die u wilt printen.

Partijbemonstering

• De leverancier wil zelf geen aanvragen doen, kan hij zijn vervoerder/intermediair machtigen om partijmeldingen aan te vragen?

  Ja, dit kan op https://mijn.rvo.nl/inloggen-ondertekenen-en-machtigen

• De leverancier wil een partijmelding doen, maar heeft naast zijn hoop dikke fractie ook een (kleine) mestplaat op mijn veehouderij bedrijf. Mag de gescheiden dikke fractie als partij bemonsterd worden?

  Nee, er mag maar één partij vaste mest op de bedrijfslocatie (onafhankelijk van de geregistreerde opslag(en)) aanwezig zijn.

• Als vervoerder krijg ik de analyse van de partij niet digitaal terug in mijn software?

  Nee, op dit moment is dit nog niet voorzien. Reden is dat de leverancier bepaalt wie de monstername doet en los daarvan een of meerdere vervoerders kan inschakelen voor de afvoer van de partij. Uw softwaresysteem en het laboratorium weten niet wie deze vervoerders zijn. Zij kunnen deze gegevens dus niet ‘automatisch’ terugkoppelen. Dit loopt via de leverancier van mest.

• Bij elke vracht die uit een partij gereden wordt, moet dus dezelfde monstercode gescand worden?

  Ja, al deze VDM’s - voorzien van opmerkingscode 58 - zijn daardoor gekoppeld aan de partij.

Vrachtbemonstering

• Kan ik als vervoerder nog mengmonsters samenstellen van vrachtbemonsteringen?

  Ja, u kunt net als nu de mengmonsters in uw software samenstellen. Het orderformulier mailt u naar de betreffende OMO. Zij zorgen voor de juiste samenstelling/aanlevering van de monsters bij het laboratorium. Het begeleidingsformulier gaat digitaal direct naar het laboratorium. Zo krijgt u van hen de analyseuitslagen terug, net als met de andere meststromen.

• Er is gekozen voor bemonsteren bij het lossen, hoe werkt het dan?

  U rijdt uw vracht mest net als u dat nu doet. Bij het laden scant u de monsterzak in de AGR-GPS, maar vult deze niet. Deze monsterverpakking overhandigt u voor het lossen aan de OMO.

• Er is gekozen voor bemonsteren bij laden of lossen, maar de OMO is er (nog) niet. Mag ik alvast beginnen?

  Nee, u moet wachten totdat de OMO er is.

TIS / MiMIS

• Ik heb bonnen verzonden naar RVO maar ze zijn niet geregistreerd, wat moet ik doen?

  De inhoudelijke controle van de bonnen gebeurt door RVO. Als een bon wordt afgekeurd dan staat in de omschrijving wat het probleem van de betreffende bon is. Mocht u aan de hand van deze omschrijving het probleem niet kunnen vinden dan kunt u zich het beste wenden tot RVO. Denk bij een foutieve postcode ook aan de afwijkende postcode voor laden en of lossen.

• Ik heb bonnen verzonden naar RVO maar ik krijg de melding terug dat de bonnen al geregistreerd zijn, wat moet ik doen?

  Het ingezonden bonnummer is bij RVO bekend als geregistreerde bon. In dat geval kunt u de bon zelf nogmaals (per ongeluk) hebben aangeboden of de bon is door een andere transporteur al aangeboden. Deze attentie(s) kunnen verwijderd worden door bij de Attenties (Bewerken - Attenties) te klikken op Al geregist. U krijgt dan vervolgens de vraag: “Wilt u deze attenties nu verwijderen?”. Door op Ja te klikken worden de betreffende attenties verwijderd en komen de bonnen op Geregistreerd te staan.

• Ik mis een (nieuwe) mest- of opmerkingscode, wat moet ik doen?

  Bij Basis - Mesttabel en Basis - Opmerking kunt u zelf middels Toevoeg een nieuwe mestcode en of opmerkingscode aanmaken. Daarbij is het belangrijk dat u de juiste codes gebruikt (deze worden ook naar RVO verzonden). Bij Omschrijving bent u vrij om in te voeren wat voor u logisch is.

• Ik heb een klant waar ik geen zaken meer mee doe, kan ik deze verwijderen?

  Als er mestbonnen op het betreffende bedrijf (relatienummer) zijn geregistreerd, dan is het bedrijf niet te verwijderen. Bij Type klant kunt u dan wel het bedrijf op Archief zetten. Het betreffende bedrijf blijft dan wel in MiMIS staan voor uw administratie en u kunt ook nog steeds een klantoverzicht voor het bedrijf opvragen. Het bedrijf is echter niet meer in de mestbon als leverancier of afnemer te kiezen.

• Mijn klant heeft een nieuw relatienummer, wat nu?

  Onder het bestaande (oude) relatienummer voert u het nieuwe nummer in. Het bedrijf komt daardoor twee keer in de klantenlijst: één keer met het oude en één keer met het nieuwe relatienummer. Wanneer het oude relatienummer niet meer gebruikt wordt, kunt u deze op archief zetten. Hierdoor is dit nummer niet meer in een mestbon als leverancier en / of afnemer te kiezen. Een (klant)overzicht is dan nog wel op te vragen. U kunt het oude nummer op archief zetten door in het wijzig scherm van het bedrijf het betreffende nummer te selecteren en op Archief te klikken. Voor het oude relatienummer komt dan ARC te staan.
  

• Ik heb een nieuwe oplegger alleen de AGR-gegevens komen niet binnen in MiMIS, wat is hier het probleem?

  Voor alle systemen moet er bij Rovecom ook nog wat worden ingesteld.

  VMA: Via de VMA site is te te regelen dat de AGR-gegevens ook naar MiMIS gestuurd moeten worden. Geef daarom uw inloggevens (gebruikersnaam en wachtwoord) van de VMA-site door aan de MiMIS-helpdesk (mimis@rovecom.nl).

  DataTrack: Ieder DataTrack heeft een uniek nummer (15-cijferig), dit nummer dient bekend te zijn bij Rovecom. Geef daarom het nieuwe nummer door aan de MiMIS-helpdesk (mimis@rovecom.nl).

  Eijkelkamp: Voor de Eijkelkamp AGR-koppeling dient enkel uw relatienummer nummer bekend te zijn bij Rovecom. Als er wel AGR-gegevens van uw andere Psions binnenkomen en enkel van de nieuwe niet,dan kunt u zich het beste wenden tot Eijkelkamp.

• Ik heb een AGR bericht in MiMIS binnen gekregen die ik niet wil verwerken tot een VDM, wat moet ik doen?

  Het kan voor komen dat een chauffeur per ongeluk bij een verkeerde silo heeft geladen en vervolgens direct weer gelost. Hierdoor is er ten onrechte een AGR-bericht aangemaakt. In MiMIS kan deze AGR- registratie bij Mest-Registratie worden verwijderd. Een betere optie is om het betreffende bericht te openen en hier de optie Geen aan te vinken. Vervolgens kan in het veld Reden de reden voor het niet verwerken van het AGR-bericht worden opgegeven. Het betreffende AGR-bericht komt dan niet meer naar voren bij het verwerken van de AGR-berichten onder Mest-Aflever. Onder Mest-Registratie blijft dan wel zichtbaar waarom de betreffende AGR-registratie niet verwerkt is tot een bon, dit kan wellicht handig zijn bij een controle.

• Ik krijg de melding dat een (andere MiMIS) gebruiker al aan het communiceren is terwijl dit niet het geval is. Wat moet ik doen?

  Een eerdere communicatie met RVO is niet goed afgesloten. Een oorzaak kan een (tijdelijke) netwerk- of internetstoring zijn geweest. Hierdoor heeft MiMIS de communicatie niet goed kunnen afronden en deze dus ook nog niet vrijgegeven voor een nieuwe communicatie. Dit probleem is op te lossen door in MiMIS naar Gebruikers te gaan hier kan gekozen worden voor Communiceren. Je krijgt dan de melding Op dit moment is gebruiker xxxx aan het communiceren Vrijgeven / Doorgaan, kies voor Vrijgeven. Vervolgens kun je weer op de normale wijze met RVO communiceren.

• Ik wil een orderformulier nogmaals printen, kan dit?

  Om het gewenste orderformulier nogmaals te printen moet deze (tijdelijk) worden teruggezet naar Mest-Order. Dit kan door het betreffende orderformulier op te zoeken bij Mest-Onderzoek, kies vervolgens Status. Bij Status worden twee opties geboden: Orderformulier of Aflever. Door Orderformulier te kiezen, wordt het betreffende orderformulier teruggeplaatst onder Mest-Order. Hier kan middels Printen het betreffende orderformulier (nogmaals) geprint worden.

• Ik wil een extra bon in een (al aangemaakt) mengmonster opnemen, kan dit?

  Als het betreffende orderformulier al naar het laboratorium verzonden is, kan dit niet zomaar. Overleg in dat geval eerst met het laboratorium. Anders kan bij Mest-Onderzoek met de knop -Status het orderformulier worden teruggezet. Middels -Status worden twee opties geboden: Orderformulier of Aflever. Met de laatste optie wordt het al bestaande orderformulier verwijderd. De bonnen komen dan weer onder Mest-Aflever te staan. Vervolgens kan op de normale wijze weer een nieuw orderformulier met de extra bon(nen) worden gemaakt.

• Hoe kan het dat een adres niet naar de Psion wordt gestuurd?

  Een oorzaak hiervan kan zijn dat het relatienummer van de klant niet ingevuld is. Controleer dit bij de Naw-gegevens (tabblad overig) van desbetreffende klant. Ga vervolgens naar de Locaties van deze klant. Bij de locatie dient ook een relatienummer te zijn gekozen. Door te dubbelklikken op de locatie kan het relatienummer gekozen worden.

AccountView

• Hoe kan ik rapporten mailen vanuit AccountView?

  • Ga naar Bestand – Grootboek
  • Via Rapporten kunnen diverse rapportages worden gemaakt (Grootboekkaarten, balans, etc.)
  • Kies voor Opslaan als, en vervolgens Opslaan
  • Selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen (en onthoud deze)
  • Kies bij Opslaan als voor PDF-bestand (*.pdf)
  • Kies Opslaan
  • Maak een nieuwe e-mail aan en voeg het opgeslagen PDF-bestand als bijlage aan de e-mail toe

• Hoe kan ik een Back-up mailen vanuit AccountView?

  • Ga naar Bestand – Administratie
  • Selecteer de betreffende administratie
  • Ga naar Document – Administratie distribueren - Administratie meenemen
  • Kies voor Naar e-mail en daarna Volgende
  • Vul bij E-mailadres het e-mailadres van de ontvanger in
  • Kies Volgende en daarna Voltooien

• In AccountView zijn de openstaande posten niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar

  In AccountView (nogmaals) de beginbalans overnemen. Dit kan door in AccountView te kiezen voor Bestand-Administraties. Selecteer vervolgens de administratie waarin u de openstaande posten mist en ga naar Document-Overnemen-Beginbalans. Selecteer bij Resultaat vorig jaar de gewenste balansrekening. Standaard is dit _2000 (resultaat vorig boekjaar), maar als u een ander grootboekrekening wilt gebruiken kunt u deze selecteren door op het loepje te klikken. Door deze actie worden o.a. de openstaande posten overgenomen vanuit het vorige jaar.