Project control is de toekomst - ook voor het MKB

Project control is, eenvoudig gezegd, het beheersen van projecten. De meest basale vorm hiervan is het bewaken van het projectbudget ten opzichte van de werkelijkheid. Maar nu er steeds meer geavanceerde standaardsoftware op de markt komt, wordt het ook voor MKB-bedrijven mogelijk om te sturen op elementen als tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico.

Drie hoofdrolspelers bij projectbeheer

Het beheren van een project kan grofweg in drie functies worden opgesplitst:

• Ontwerpleider
• Projectmanager
• Projectcontroller

De ontwerpleider is verantwoordelijk voor het ontwerp van het project. Bij een ontwerpbureau is dit bijvoorbeeld de verantwoordelijke architect en bij een reclamebureau is dit de art director. De functies van projectmanager en projectcontroller lijken wat minder goed te onderscheiden. Projectcontrol hebben we al omschreven als het beheersen van projecten. Projectmanagement is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, uitgevoerd en afgerond worden. Ook de aansturing van projectleiders en de beheersing van meerdere deelprojecten behoren hiertoe. Het verschil tussen beide begrippen is het feit dat projectmanagement meer gericht is op grip houden op de processen terwijl projectcontrol te maken heeft met beheersaspecten als risico, tijd, geld en kwaliteit en informatie.

De dienstverlening (advies en ondersteuning) van de projectcontroller heeft betrekking op het inrichten, het bewaken en het verbeteren van de projectbeheersing met betrekking tot geld en tijd (o.a. planning en verantwoording, risico's, budgettering, rapportages, interne controle). Hij is het financieel geweten van de projectorganisatie. De projectcontroller zorgt ervoor dat wat er binnen de projecten gebeurt in overeenstemming is met de financiële doelen van het project.

Project control en het MKB

Project control wordt al langere tijd toegepast bij woningcorporaties, grote bouwprojecten en publieke projecten. Voorbeelden hiervan zijn HSL (de hoge snelheidslijn) of Maasvlakte 2 in Rotterdam, niet allemaal even succesvol in dat opzicht. Bij grote projecten zijn de rollen van projectmanager, projectcontroller en ontwerpleider in aparte functies opgesplitst. De functie van projectcontroller wordt vaak uitgevoerd door mensen met een financiële achtergrond zoals controllers, administrateurs, hoofden administratie of accountants.

U vraagt zich wellicht af in hoeverre projectcontrol past bij MKB-organisaties. Ook in deze sector wordt financiële grip op de projecten steeds belangrijker. Zoals aangegeven in de inleiding, maakt de inzet van de juiste software het ook voor MKB-bedrijven mogelijk om te sturen op elementen als tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en risico. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Risico - het identificeren van risico's - Het kwantificeren van kansen en gevolgen en het vaststellen van beheersmaatregelen met als doel marges beter bewaken en sneller bijsturen als een project uit de begroting loopt.
• Tijd – doorlooptijd en bestede tijd - Als medewerkers wekelijks de uren op de projecten boeken wordt de bestede tijd inzichtelijk, dit is direct terug te zien in de financiële administratie als er activiteiten zijn afgerond.
• Geld – budget versus werkelijkheid - Het is mogelijk iedere week per project de werkelijke met de gebudgetteerde uren met elkaar te vergelijken en de resultaten bekijken.
• Kwaliteit – het nakomen van wat is afgesproken - Klanten kunnen door rapportage bijvoorbeeld wekelijks inzicht in de bestede uren krijgen.
• Informatie – communiceren van plannen en resultaten aan gebruikers – het maken van rapportages is veel minder bewerkelijk waardoor grote tijdswinst behaald wordt terwijl de kwaliteit van de informatie hoger

Hoe kijken de verschillende branches naar het begrip project control?

Uit recent onderzoek van AccountView blijkt dat iedere branche behoefte heeft aan financiële projectbewaking, maar dat het zwaartepunt per branche verschilt. Zo is het voor bijna 80% van de ondervraagde ingenieurs en architecten belangrijk om vooraf de juiste kosten en opbrengsten in te schatten van een project terwijl dit voor stichtingen maar in 30% van de gevallen belangrijk is.

Het speerpunt bij de bewaking van projecten verschilt per branche

Stichtingen sturen juist weer heel sterk op budgetoverschrijding (80% van de respondenten). Dit heeft uiteraard te maken met de subsidies die ze ontvangen en die ze zowel intern als naar de subsidieverstrekkers juist moeten verantwoorden. Dit is voor bijvoorbeeld consultancybedrijven veel minder belangrijk. De maandelijkse bepaling van het onderhanden werk speelt weer een grote rol voor zakelijke dienstverleners en ingenieurs en architecten. Hieruit blijkt dat iedere branche behoefte heeft aan projectbewaking, maar dat het zwaartepunt per branche verschilt.

Wat is uw invloed als accountant daarop?

Bij de bewustwording van uw klanten van de voordelen van projectcontrol is voor u als adviseur een grote rol weggelegd. Als uw klant met Projecten en Uren van AccountView werkt, hebt u vele mogelijkheden om informatie uit de projectadministratie te halen. Voor verantwoording van de projecten uit het verleden en voor de directe sturing van de lopende projecten, maar vooral voor prognose, inzicht in trends, sterktes en zwaktes om zo een voorsprong te behalen op de concurrent. U kunt, met uw achtergrond, de cijfers juist interpreteren en zo uw klanten meer adviesdiensten aanbieden.Help uw klant bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in welke soorten projecten succesvoller zijn. Vanuit deze kennis kunt u samen met uw klant andere soorten projecten succesvoller maken of juist bepaalde soorten projecten afstoten zodat het resultaat van de onderneming verbetert. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld een dwarsdoorsnede op basis van de opdrachtgever of de projectleider. Allemaal stuurelementen voor uw klant.U kunt uw klant ook helpen om bepaalde risico’s vooraf beter in te schatten. Zo kunt u zien in welke periode een te factureren bedrag tot stand is gekomen. Hoe realistisch is het, als het bedrag betrekking heeft op een periode van maanden geleden, dat uw klant dit bedrag nog daadwerkelijk kan factureren? AccountView biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden om deze analyses in een handomdraai te maken.

AccountView ondersteunt accountants door gratis kennissessies

In het afgelopen najaar hebben wij met veel succes inloopsessies Projecten en Uren voor accountants georganiseerd. Meer dan dertig kantoren hadden zich aangemeld. Het thema was: ‘Financiële grip op de projecten, zowel voor de cliënt als de accountant’. Tijdens de sessies werd het de accountants nog duidelijker hoe ze hun cliënten met een projecten- en urenadministratie beter kunnen adviseren. Zo kunnen ze cliënten ondersteunen met risicoanalyses en het inzicht in de dekking van de kosten, zodat zij sneller maatregelen kunnen nemen. Kenter Paans en Koek accountants vonden bijvoorbeeld de rapportagemogelijkheden heel zinvol, hoe je de juiste informatie uit het systeem haalt voor het besturen van de projecten. Ook Ooms & partners vond vooral de managementinformatie uit de projectadministratie erg tot de verbeelding spreken. Fimax Financiële dienstverlening vond de inzet van AccountView projecten en uren als controlemiddel ook erg relevant. In de toekomst zal AccountView meer van deze kennissessies organiseren.

Voor meer informatie belt u naar 0528 - 22 35 35 of mailt u naar Minne Batenburg via mbatenburg@rovecom.nl en Roel Veerman via rveerman@rovecom.nl, onze deskundige adviseurs.

© AccountView